Tamara: "Vaak denken mensen dat ik verschillende secretariaatstaken verricht voor bedrijven. Dit is niet het geval.
Ik reorganiseer en stroomlijn het secretariaat, zodat de secretaresse met meer structuur en efficiënter kan werken.
Het lijkt op de procesorganisatie en -beschrijving voor een kwaliteitscertificering, maar dan voor de secretariaatstaken."
De volgende secretaresse houdt er weer een andere werkwijze op na
Secretaresses worden opgeleid om brieven op te stellen en notulen uit te werken, maar niet om een afdeling te organiseren.
De meeste secretaresses werken allemaal op een verschillende manier. Bij de ene secretaresse moeten werknemers hun vrije
dagen zelf bijhouden in de kalender van outlook, bij de volgende secretaresse moeten ze serieuze 'vrije dagen briefjes' in
drievoud inleveren. De ene secretaresse bergt ontvangen facturen op in een speciaal aangelegd dossier. De andere secretaresse
heeft een doos waarin de facturen op datum van binnenkomst belanden. Nu maar afwachten wat de volgende secretaresse er voor
procedure op na houdt.
Voor deze misère behoedt Secretariaatszaken werkgevers. Tamara: "Dit kan natuurlijk niet. Het zou toch ook heel raar zijn als
de boekhouder vertrekt, dat dan de gehele administratie verandert? Wanneer je de beste werkwijzen voor het bedrijf in kaart
brengt en deze in procedures verwerkt, behoud je continuïteit op het secretariaat, onafhankelijk van de secretaresse die er
invulling aan geeft." Wanneer je besluit met Secretariaatszaken in zee te gaan, komt Tamara eerst op het bedrijf langs om te
inventariseren wat er al is en wat er noodzakelijk is. Ook kijkt ze naar de behoeften en wensen van werkgever en werknemer.
Vervolgens maakt ze bij elk bedrijf een 'Secretariaats-procedurebeschrijving(c)'. In dit boekwerkje vind je informatie over:
wat zijn de terugkerende werkzaamheden van de secretaresse, hoe houdt ze de agenda bij, hoe maakt ze back-ups van computerbestanden,
hoe bestelt ze kantoorartikelen en op welke manier houdt ze de verlofuren van de werknemers bij. Daarna helpt Secretariaatszaken deze
beschreven werkwijze ook daadwerkelijk uit te voeren. Tamara: "De nieuwe procedures worden geïmplementeerd. Als er bijvoorbeeld
afgesproken is om in het vervolg voor de correspondentie in het gehele bedrijf dezelfde sjablonen in Word te gebruiken, dan maak
ik die sjablonen voor het bedrijf en zet ze op het netwerk. Vervolgens train ik de secretaresse(s) en eventuele andere gebruikers
in de praktijk in het toepassen van de nieuwe processen. Immers zonder implementatie en training is een Secretariaatsprocedure-beschrijving(c)
alleen nog maar papier in de kast." Voor de secretaresse zijn Tamara's diensten ook prettig, want ze helpt mee om een goede structuur op te bouwen.
Hierdoor kan de secretaresse beter werken. Secretariaatszaken werkt voor organisaties die reeds een professionele werkwijze hebben, maar nog geen
professioneel opgestelde procedures voor het secretariaat kennen. Maar ook voor starters of startende afdelingen van bedrijven die van meet af
aan een sterk secretariaat willen neerzetten. Daarnaast is Secretariaatszaken de uitkomst bij fusies, overnames, sterke groei of downsizing en
bij een groot verloop van secretaresses.
Onbeperkt vragen stellen
Met de Support desk staat Secretariaatszaken de secretaresses met raad en daad bij. Secretaresses kunnen haar onbeperkt vragen stellen per e-mail
over verschillende onderwerpen en problemen. De onderneemster garandeert antwoord binnen 48 uur. De vragen variëren van: hoe zet je een multiculturele
vergadering op tot hoe maak je snel een PowerPoint presentatie.
Je komt steeds andere situaties tegen
Nu Tamara eenmaal zelfstandig onderneemster is, kan ze zeggen dat ze het tien keer leuker vindt, dan ze had durven hopen. Tamara: "Ik vind het heerlijk
om mijn grenzen te verleggen, want ik kom steeds andere situaties tegen. Daardoor is het erg afwisselend." Ze wist altijd dat ze ooit voor zichzelf zou
beginnen. In maart 2003 is ze echt van start gegaan. Daarvoor heeft meer dan tien jaar bij verschillende bedrijven als (directie) secretaresse en office
manager gewerkt, nadat ze de Schoevers opleiding afgerond had. Ze kan dus putten uit ruime ervaring. Toen ze nog voor anderen werkte, werd haar al gevraagd
om structuur aan te brengen in de verschillende kantoren. Zodat die optimaal kon functioneren. Tamara's credo is dan ook: het is gemakkelijker een goede
secretaresse te zijn, als het secretariaat goed georganiseerd is.
Meer informatie
E-mail: info@secretariaatszaken.nl
Internet: www.secretariaatszaken.nl
