Moeten uw werknemers voor hun werk regelmatig op reis en verblijven zij dan in een hotel? In deze situaties ontvangen werknemers hiervoor vaak een kostenvergoeding. Tot voor kort kon de baas de BTW van deze kostenvergoeding in aftrek brengen, maar met ingang van 1 oktober 2002 zijn onder andere deze wettelijke bepalingen rondom reis- en verblijfkosten komen te vervallen.

Fiscale wijzigingen zijn in ons land niet vreemd. Dagelijks komen er nieuwe fiscale regelingen bij of worden er veranderingen in aangebracht. Zo ook in de omzetbelasting en in dit geval op het gebied van de forfaitaire BTW-aftrek van (auto)kostenvergoedingen. Vorig jaar is namelijk op Europees niveau beslist dat deze aftrekregeling in strijd is met de Europese BTW-wetgeving met als gevolg dat per 1 oktober deze aftrekmogelijkheid in Nederland niet meer bestaat. Wat betekent dat voor u als werkgever?

Vanaf deze maand is het niet meer mogelijk om, wanneer een werknemer zijn eigen auto gebruikt voor bedrijfskilometers en hier een kilometervergoeding voor ontvangt, 12% van deze vergoeding als voorbelasting in aftrek te brengen. Zelfs als u als werkgever met BTW belaste prestaties verricht, wat voorheen een voorwaarde was, is deze aftrekregeling niet meer van toepassing. Een gedeeltelijke oplossing tegen deze maatregel zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat u aan uw werknemers een tankpas verstrekt, zodat de benzinekosten op naam van uw onderneming worden gemaakt, waardoor de BTW hierop wel in aftrek kan worden gebracht.

Een vergelijkbare regeling geldt voor de aan uw werknemers verstrekte vergoedingen voor reis- en verblijfkosten. Ook al ontvangt een werknemer hier een kostenvergoeding voor, dan nog heeft u als werkgever geen recht op aftrek van de BTW in de kostenvergoedingen. Indien u de reis- en verblijfkosten van uw werknemers ook rechtstreeks door uw onderneming zou laten betalen, dan kunt u de hierop drukkende BTW wel in aftrek brengen. Met andere woorden, de factuur dient op naam van de werkgever te worden gesteld. De BTW in de aan werknemers verstrekte vergoedingen voor reis- en verblijfkosten, maar ook voor kilometervergoedingen kunt u dus niet meer forfaitair als voorbelasting in aftrek brengen. Dit betekent dat u uitsluitend de BTW in vergoedingen, die betrekking hebben op de periode tot en met 30 september 2002 nog kunt verrekenen. De ex-staatssecretaris Bos van Financiën heeft goedgekeurd dat deze verrekening nog kan plaatsvinden in de aangifte omzetbelasting over de maand maart 2003 of over het eerste kwartaal van 2003.

Ook is het nog erg nuttig om te vermelden dat, indien u de afgelopen vijf jaar de in rekening gebrachte voorbelasting nog niet in aftrek hebt gebracht, u deze voorbelasting alsnog kunt verrekenen. Dit dient u dan eveneens uiterlijk te doen in uw aangifte omzetbelasting over de maand maart 2003 of het eerste kwartaal van 2003.

Stel u heeft de afgelopen vijf jaar de volgende bedragen aan kosten vergoed, maar de forfaitaire BTW-aftrek nog niet geclaimd:

1997		2.250
1998		3.200
1999		2.780
2000		1.750
2001		2.560

U kunt nu 12% van � 12.540 (zijnde 1.504,80) uiterlijk in uw aangifte omzetbelasting over de maand maart 2003 of het eerste kwartaal van 2003, alsnog in aftrek brengen op de aan u in rekening gebrachte BTW.

Hoewel het wegvallen van deze aftrekregelingen een groot nadeel is, betekent dit wel een aanzienlijke verlichting voor de administratie.